ใบเสร็จรับเงินค่าเช่าหอพัก ห้องเช่า ต้องมีอะไรบ้าง 2569 — e-receipt ส่งไลน์ใช้ได้ไหม

อัปเดต 21 กันยายน 2569 · อ่าน 8 นาที · โดยทีม WeLive

ใบแจ้งหนี้ ≠ ใบเสร็จ ≠ ใบกำกับภาษี

สามคำนี้ถูกใช้ปนกันจนเจ้าของหอหลายคนออกแค่ใบเดียวแล้วคิดว่าครบ ความจริงคือคนละใบ คนละจังหวะ และคนละกฎหมาย

เหตุที่หอพักส่วนใหญ่ไม่ต้องออกใบกำกับภาษี เพราะ การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 81(1)(ต) หอที่ปล่อยเช่ารายเดือนจึงไม่ได้จดทะเบียน VAT และไม่มีใบกำกับภาษีให้ออก (ข้อยกเว้นคือห้องรายวันแบบโรงแรม หรือรายได้ค่าบริการอื่นที่แยกเก็บและไม่ได้ยกเว้น ซึ่งควรปรึกษาสรรพากรพื้นที่)

กฎหมายบังคับให้ออกใบเสร็จตั้งแต่บาทแรก

ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 วางหลักไว้ตรงตัวว่า ผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา "ต้องออกใบรับให้แก่ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ ผู้จ่ายเงิน หรือผู้ชำระราคาในทันทีทุกคราวที่รับเงินหรือรับชำระราคา ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกใบรับหรือไม่ก็ตาม" และถ้าตกลงแบ่งจ่ายเป็นหลายงวด ก็ต้องออกใบรับ ทุกงวด ในทันทีที่รับเงินงวดนั้น

ต่อมา มาตรา 105 ทวิ กำหนดสองเรื่องที่คนมักมองข้าม

1. ต้องทำต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ออกใบรับ (ใช้กับผู้ที่ออกใบรับเป็นปกติธุระ ซึ่งการปล่อยเช่าห้องประจำเข้าข่ายนี้)
2. ถ้าการรับเงินนั้นไม่มีต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ กฎหมาย ให้สันนิษฐานว่าไม่ได้ออกใบรับ — ภาระพิสูจน์ตกที่เจ้าของหอทันที

โทษตาม มาตรา 127 ทวิ คือปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งปรับทั้งจำ ค่าปรับเล็กน้อยก็จริง แต่ต้นทุนที่แท้จริงอยู่ตอนทะเลาะกันเรื่องยอด: ห้องที่บอกว่า "จ่ายไปแล้วเมื่อเดือนที่แล้ว" แล้วเจ้าของหางานเอกสารไม่เจอ คือยอดที่เก็บไม่ได้จริง ๆ อ่านวิธีจัดการยอดที่ยังตกลงกันไม่ได้ต่อที่ ผู้เช่าไม่จ่ายค่าเช่า ทำอะไรได้บ้างตามกฎหมาย

ใบเสร็จค่าเช่าต้องมีอะไรบ้าง

มาตรา 105 ทวิ ระบุรายการไว้ 6 ข้อ แต่ข้อ (6) เป็นเรื่องชนิดและราคาสินค้าในการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า ซึ่งไม่ใช่กรณีค่าเช่าอาคาร ใบเสร็จค่าเช่าจึงยึด 5 รายการแรก เป็นขั้นต่ำ แล้วเติมรายการที่ทำให้ผู้เช่าตรวจเองได้

สิ่งที่ ไม่ควร มีคือคำว่า "ใบกำกับภาษี" หรือช่อง VAT 7% ในใบเสร็จของหอที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT เพราะเป็นการออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ ซึ่งมีโทษหนักกว่าการไม่ออกใบเสร็จมาก

ตัวอย่างใบเสร็จค่าเช่า 1 ใบ

ห้อง A302 ค่าเช่า 3,500 บาท ค่าไฟ 120 หน่วย ที่เรท 4.76 บาท/หน่วย ค่าน้ำ 8 หน่วย ที่เรท 18 บาท/หน่วย และค่าส่วนกลาง 100 บาท

ใบนี้ครบทั้ง 5 รายการตามกฎหมาย และเพิ่มเลขมิเตอร์กับเรทต่อหน่วยให้ผู้เช่าตรวจเองได้ ซึ่งเป็นจุดที่ข้อพิพาทเรื่องค่าน้ำค่าไฟหายไปเกือบทั้งหมด — วิธีคิดเรทที่ถูกกฎหมายอยู่ที่ ค่าไฟหอพัก ห้องเช่า หน่วยละกี่บาท 2569 และ ค่าน้ำหอพักคิดยังไงให้ถูกกฎหมาย 2569

e-receipt ส่งไลน์ใช้ได้ไหม — แยกให้ชัด 3 ระดับ

คำว่า "ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์" ในไทยหมายถึงของ 3 อย่างที่ต่างกันมาก เจ้าของหอส่วนใหญ่ต้องการแค่ระดับ 1 แต่มักไปอ่านคู่มือของระดับ 3 แล้วคิดว่าทำไม่ได้

ฐานกฎหมายของระดับ 1 คือ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 ที่ห้ามปฏิเสธผลผูกพันทางกฎหมายของข้อความเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมาตรา 8 ที่ให้ถือว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่ง "เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง" เป็นหนังสือหรือหลักฐานเป็นหนังสือแล้ว

อากรแสตมป์ติดตรงไหน — ไม่ใช่ที่ใบเสร็จ

คำถามที่ถามกันบ่อยที่สุดคือใบเสร็จค่าเช่าต้องติดอากรแสตมป์ไหม คำตอบคือ ไม่ต้อง เพราะ "ใบรับ" ที่ต้องเสียอากรตาม ลักษณะตราสาร 28 มีเพียงสามกรณี คือใบรับรางวัลสลากกินแบ่ง ใบรับสำหรับการโอนหรือก่อตั้งสิทธิในอสังหาริมทรัพย์ที่ต้องจดทะเบียน และใบรับสำหรับการขาย ขายฝาก ให้เช่าซื้อ หรือโอนกรรมสิทธิ์ยานพาหนะ ใบเสร็จค่าเช่ารายเดือนไม่เข้าข่ายทั้งสามกรณี

สิ่งที่ต้องติดอากรคือ ตัวสัญญาเช่าอาคาร ซึ่งเป็น ลักษณะตราสาร 1 อัตรา 1 บาทต่อค่าเช่าทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท คิดจากค่าเช่าตลอดอายุสัญญา โดย ผู้ให้เช่าเป็นผู้เสียอากร และ ผู้เช่าเป็นผู้ขีดฆ่าแสตมป์ ถ้าสัญญาไม่ได้กำหนดอายุการเช่าไว้ ให้ถือว่ามีกำหนด 3 ปี

ผลของการไม่ติดอากรไม่ใช่สัญญาเป็นโมฆะ แต่ ใช้อ้างเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรให้ครบพร้อมเงินเพิ่ม ซึ่งเป็นปัญหาแน่นอนในวันที่ต้องฟ้องเรียกค่าเช่าค้าง ดูโครงสัญญาที่ตรงประกาศ สคบ. ได้ที่ แบบฟอร์มสัญญาเช่าหอพัก 2569 ตาม สคบ.

กรณีพิเศษ: ผู้เช่าเป็นบริษัท จะหักภาษี ณ ที่จ่าย 5%

ถ้าผู้เช่าเป็นนิติบุคคล เช่น บริษัทเช่าห้องเป็นบ้านพักพนักงาน ผู้เช่ามีหน้าที่ หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายในอัตรา 5% ของค่าเช่า แล้วนำส่งกรมสรรพากรแทนเจ้าของหอ เงินที่โอนเข้าบัญชีจึงน้อยกว่ายอดในบิล ซึ่งทำให้ระบบตัดยอดอัตโนมัติมองว่า "จ่ายไม่ครบ" ถ้าไม่ได้ตั้งค่าไว้

ใบเสร็จต้องลงยอดเต็ม เพราะเจ้าของหอได้รับประโยชน์ครบ 8,000 บาท (7,600 เป็นเงินสด + 400 เป็นภาษีที่ถูกนำส่งในชื่อตัวเอง) และหนังสือรับรองฉบับนั้นใช้เป็นเครดิตตอนยื่น ภ.ง.ด.90/94 ได้ — วิธียื่นและตัวอย่างคำนวณอยู่ที่ ภาษีหอพัก 2569: ภาษีที่ดินฯ + ภาษีเงินได้ค่าเช่า

ออกใบเสร็จอัตโนมัติใน WeLive

1. ออกบิลรอบเดือน — ระบบสร้างใบแจ้งหนี้จากค่าเช่า เลขมิเตอร์ และเรทที่ตั้งไว้ ส่งเข้าแชท LINE ของผู้เช่าก่อนวันครบกำหนดตามที่ตั้งรอบไว้ (ดู รอบบิลหอพัก ห้องเช่า)
2. ผู้เช่าจ่ายแล้วส่งสลิปในแชท — AI อ่านสลิป เทียบชื่อบัญชีผู้รับกับพร้อมเพย์ของหอ และกันสลิปซ้ำ 2 ชั้น ยอดตรงก็ตัดยอดให้อัตโนมัติ
3. ใบเสร็จขึ้นเองเมื่อมียอดชำระ — เปิดจากปุ่ม "ใบเสร็จ" ในรายการบิล เอกสาร A4 มีเลขที่รูปแบบ RC-ปีเดือน-รหัสบิล ไม่ซ้ำกัน วันที่รับเงิน ชื่อผู้จ่าย ห้อง รอบบิล รายการทั้งหมด ยอดรับเป็นตัวหนังสือไทย และช่องลงชื่อผู้รับเงิน
4. รับเงินสดก็ออกได้ — เจ้าของหอกดยืนยันการชำระแบบเงินสดในระบบ ใบเสร็จจะแสดงช่องทางว่าเงินสดพร้อมวันที่รับเงินจริง
5. ส่งให้ผู้เช่าและเก็บสำเนา — สั่งพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ส่งทาง LINE ได้ทันที ส่วนสำเนาอยู่ในระบบให้เปิดย้อนหลังได้ตลอด ไม่ต้องพึ่งแชทเครื่องเดียว

เช็กลิสต์ใบเสร็จค่าเช่า

• ✓ ออกใบเสร็จ ทุกครั้ง ที่รับเงิน รวมถึงเงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า และการจ่ายบางส่วน
• ✓ มีครบ 5 รายการ: เลขประจำตัวผู้เสียภาษี · ชื่อผู้ออก · เลขที่เอกสารเรียงลำดับ · วันที่รับเงิน · จำนวนเงินที่รับ
• ✓ วันที่บนใบเสร็จ = วันที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันออกบิล
• ✓ เลขที่เอกสารไม่ซ้ำ และเรียงลำดับตรวจย้อนได้
• ✓ เก็บสำเนา (กระดาษหรือไฟล์) ไว้ค้นเจอได้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี
• ✓ ไม่มีคำว่า "ใบกำกับภาษี" หรือช่อง VAT ถ้าหอไม่ได้จดทะเบียน VAT
• ✓ ติดอากรแสตมป์ที่ สัญญาเช่า 1 บาทต่อค่าเช่าทุก 1,000 บาท และให้ผู้เช่าขีดฆ่า
• ✓ ผู้เช่าเป็นนิติบุคคล — เก็บหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 5% ทุกใบ