เปลี่ยนโปรแกรมหอพัก ห้องเช่า ย้ายจากระบบเดิมหรือ Excel — ต้องเตรียมอะไร ใช้กี่วัน ข้อมูลเก่าไปไหน 2569
- ตัดรอบที่วันจดมิเตอร์ — เลขมิเตอร์ตั้งต้นในระบบใหม่ ต้องเป็นเลขเดียวกับที่ใช้ปิดบิลใบสุดท้ายในระบบเดิม
- ยอดค้าง ไม่มีคอลัมน์ในไฟล์นำเข้า ใส่เป็นรายการ "ยอดค้างยกมา" ในบิลใบแรก หรือเก็บให้จบก่อนตัดรอบ
- มัดจำ กรอกยอดที่ถืออยู่จริง ระบบบันทึกว่าเก็บแล้ว ไม่ออกบิลเก็บซ้ำ
- ผู้เช่าเดิม ไม่ต้องโหลดแอป สแกน QR ประจำห้องด้วย LINE ครั้งเดียว · สัญญาเดิมใช้ต่อได้
ควรย้ายตอนนี้ไหม — ถ้ามีระบบของตัวเองอยู่แล้ว
คำตอบที่เราได้ยินบ่อยจากเจ้าของหอคือ "เรามีระบบของเราอยู่แล้ว" ซึ่งเป็นเหตุผลที่ดี ระบบที่ใช้อยู่และยอดตรงทุกเดือน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน การเปลี่ยนคุ้มเมื่อเจอปัญหาซ้ำ ๆ ตามตารางนี้
| สัญญาณ | ยังไม่ต้องย้าย | ควรพิจารณาย้าย |
|---|---|---|
| เวลาออกบิลต่อเดือน | ไม่กี่นาที ทำคนเดียวได้ | ครึ่งวันขึ้นไป หรือต้องพิมพ์ยอดส่งทีละห้อง |
| ยอดค้างและการชำระ | ตรงกับบัญชีธนาคารทุกเดือน | ต้องไล่เทียบสลิปเอง ตามทวงแล้วยอดไม่ตรง |
| คนทำงาน | เจ้าของทำเองคนเดียว | มีแม่บ้านหรือผู้จัดการ แต่ละคนถือไฟล์คนละฉบับ |
| จำนวนหอ | หอเดียว ห้องไม่มาก | หลายหอ ต้องรวมยอดเอง |
| ผู้เช่า | จ่ายตรงเวลา ไม่ถามยอดซ้ำ | ทักถามยอด ขอบิล ขอใบเสร็จในแชทเป็นประจำ |
ถ้าอยากรู้ว่าระบบแบบไหนเหมาะ ระหว่างโปรแกรมซื้อขาด ลงเครื่อง และแบบออนไลน์รายเดือน อ่านเปรียบเทียบได้ใน โปรแกรมหอพักแบบซื้อขาด vs จ่ายรายเดือน
ข้อมูลอะไรย้ายได้ อะไรต้องทำเอง อะไรไม่ย้าย
หลักคือย้ายเฉพาะสิ่งที่ต้องใช้คิดบิลรอบถัดไป ข้อมูลตามตารางนี้ตรวจจากการทำงานจริงของระบบนำเข้า WeLive ณ วันที่ 2 พฤศจิกายน 2569
| ข้อมูล | วิธีย้ายเข้า WeLive | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| ห้อง เลขห้อง ชั้น ประเภท ค่าเช่า ส่วนลด | นำเข้าจากไฟล์ | เลขห้องซ้ำในไฟล์หรือมีในระบบแล้ว ระบบข้ามแถวนั้น ไม่สร้างห้องซ้ำ |
| ผู้เช่า ชื่อ เบอร์ วันเข้าอยู่ จำนวนคน | นำเข้าจากไฟล์ | แถวที่มีชื่อผู้เช่า ห้องนั้นตั้งเป็นมีคนอยู่ให้เลย · วันที่ใส่ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ได้ |
| เงินมัดจำที่ถืออยู่ | นำเข้าจากไฟล์ | บันทึกว่าเก็บแล้ว ไม่ขึ้นในบิล ใช้หักตอนย้ายออก |
| เลขมิเตอร์ไฟ น้ำ ล่าสุด | นำเข้าจากไฟล์ | ไม่ใส่ บิลใบแรกคิดค่าไฟเป็น 0 · ตรวจช่อง "ครั้งก่อน" อีกครั้งตอนจดมิเตอร์รอบแรก |
| เรท รอบบิล พร้อมเพย์ | แท็บ "ตั้งค่าหอ" ในไฟล์เดียวกัน | ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าจอดรถ วันออกบิล วันครบกำหนด วันจดมิเตอร์ บัญชีรับเงิน |
| ยอดค้างชำระ | ทำเอง | ใส่ "ยอดค้างยกมา" เป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในบิลใบแรก |
| รถ ที่จอด สัตว์เลี้ยง | ทำเอง | ไฟล์นำเข้าไม่มีช่องนี้ เพิ่มที่หน้าผู้เช่าหลังนำเข้า |
| LINE ของผู้เช่า | ผู้เช่าสแกน QR | ระบบส่งชีท QR ทุกห้องเข้าอีเมลเจ้าของหอหลังนำเข้า |
| บิล สลิป ใบเสร็จเก่า | ไม่ย้าย | ส่งออกจากระบบเดิมเก็บเป็นไฟล์ |
| สัญญาเช่าเดิม | ไม่ย้าย | ใช้ฉบับเดิมต่อ ทำฉบับใหม่ในระบบตอนต่อสัญญาได้ |
ไฟล์ที่ระบบรับคือ .xlsx และ .csv ไม่เกิน 7 MB อ่านได้ครั้งละไม่เกิน 500 แถว ไฟล์ .xls รุ่นเก่าให้เปิดใน Excel แล้ว Save As เป็น .xlsx ก่อน หัวตารางเป็นภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้ และคอลัมน์ที่ระบบไม่รู้จักจะถูกข้ามไป โครงคอลัมน์ทั้งหมดอยู่ใน เทมเพลต Excel จัดการหอพัก ห้องเช่า ฟรี 2569
ใช้กี่วัน: ไทม์ไลน์ตัดรอบ 1 รอบบิล
ตัวอย่างนี้เป็นหอเก็บค่าเช่าแบบอยู่ก่อนจ่าย จดมิเตอร์และออกบิลวันที่ 1 ของเดือน ระบบเดิมออกบิลรอบ ต.ค. ไปแล้ว (จดมิเตอร์ 1 พ.ย.) รอบแรกที่ WeLive จะออกคือบิลรอบ พ.ย. ซึ่งออกวันที่ 1 ธ.ค.
| ช่วง | ทำอะไร | ใช้เวลา |
|---|---|---|
| 2–5 พ.ย. | ส่งออกรายชื่อห้อง ผู้เช่า มัดจำ ยอดค้าง จากระบบเดิม และจดเลขมิเตอร์ที่ใช้ปิดบิลรอบ ต.ค. | ครึ่งวัน |
| 6–10 พ.ย. | นำเข้าเอง หรือส่งไฟล์ให้ทีมนำเข้าให้ (ติดต่อกลับใน 24 ชม. เสร็จใน 1 วัน) | 1 วัน |
| 11–20 พ.ย. | ตรวจข้อมูลทุกห้อง เพิ่มรถและสัตว์เลี้ยง แจก QR ให้ผู้เช่าผูก LINE | 1–2 ชม. |
| 1 ธ.ค. | จดมิเตอร์ แล้วเทียบยอดบิลรอบ พ.ย. ของทั้งสองระบบก่อนส่ง | รอบบิลปกติ |
| หลังยอดตรงทุกห้อง | ส่งบิลจากระบบเดียว เลิกใช้ระบบเดิม เก็บไฟล์ส่งออกไว้ | — |
หอ 40 ห้องที่มี 12 คอลัมน์ต่อห้อง เท่ากับข้อมูลราว 480 ช่อง ส่วนใหญ่ก๊อปจากไฟล์ส่งออกของระบบเดิมได้ทั้งคอลัมน์ ที่ต้องดูทีละห้องจริง ๆ มี 3 อย่าง คือ เลขมิเตอร์ เงินมัดจำ และยอดค้าง
ตัวอย่างบิลใบแรกหลังย้าย: ห้อง 101
ข้อมูลจากระบบเดิม ห้อง 101 ค่าเช่า 3,500 บาท ถือมัดจำไว้ 7,000 บาท เลขมิเตอร์ที่ใช้ปิดบิลรอบ ต.ค. (จด 1 พ.ย.) ไฟ 4,512 น้ำ 128 มียอดค้างค่าเช่าที่ยังไม่จ่าย 1,200 บาท เรทค่าไฟ 4.50 บาท/หน่วย ค่าน้ำ 18 บาท/ลบ.ม. (ตัวเลขสมมติเพื่อคำนวณ อัตราจริงต้องไม่เกินที่การไฟฟ้า การประปาเรียกเก็บ ดู ค่าไฟหอพัก ห้องเช่า หน่วยละกี่บาท 2569)
| บิลรอบ พ.ย. (ออก 1 ธ.ค.) | รายละเอียด | บาท |
|---|---|---|
| ค่าเช่า | เดือน พ.ย. | 3,500.00 |
| ค่าไฟ | 4,512 → 4,630 = 118 หน่วย × 4.50 | 531.00 |
| ค่าน้ำ | 128 → 134 = 6 ลบ.ม. × 18 | 108.00 |
| ยอดค้างยกมา ต.ค. 69 | เพิ่มเป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ | 1,200.00 |
| รวม | 5,339.00 |
มัดจำ 7,000 บาทไม่อยู่ในบิล เพราะนำเข้าเป็นเงินที่ถืออยู่แล้ว ถ้าผู้เช่ารายนี้ย้ายออกภายหลัง ระบบจะนำยอดนี้ไปหักบิลค้างและคำนวณยอดคืนให้ วิธีคิดยอดคืนอยู่ใน เงินประกันหอพัก ห้องเช่า คืนกี่วัน 2569
ขั้นตอนย้ายเข้า WeLive ทีละข้อ
- ส่งออกข้อมูลจากระบบเดิม เป็น Excel หรือ CSV ถ้าระบบเดิมส่งออกไม่ได้ ให้แคปหน้าจอรายชื่อห้องหรือถ่ายรูปสมุดจด และส่งออกประวัติบิลกับรายการรับชำระเก็บไว้แยกต่างหาก
- เลือกวันตัดรอบ = วันจดมิเตอร์ บิลใบสุดท้ายออกจากระบบเดิม บิลใบแรกออกจากระบบใหม่ ห้ามมีรอบที่สองระบบออกบิลจริงซ้อนกัน
- เตรียมไฟล์ ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างจากปุ่ม "นำเข้า Excel" ที่หน้าห้องพัก กรอกแท็บห้องพัก (เลขห้อง ค่าเช่า ผู้เช่า วันเข้าอยู่ มัดจำ เลขมิเตอร์) และแท็บ "ตั้งค่าหอ" (เรท วันออกบิล พร้อมเพย์) ทำไฟล์ละหอ
- อัปโหลดแล้วดูหน้าพรีวิว ระบบแสดงแถวที่ผ่าน แถวที่ผิด และจำนวนห้องที่ยังไม่มีเลขมิเตอร์ ก่อนเขียนข้อมูลจริง แถวที่ผิดจะถูกข้าม แก้ในไฟล์แล้วอัปโหลดใหม่ได้โดยไม่เกิดห้องซ้ำ ถ้าจำนวนห้องเกินแพ็กเกจ ระบบแจ้งให้อัปเกรดก่อน
- ตรวจข้อมูลหลังนำเข้า เทียบจำนวนห้องที่มีคนอยู่ ยอดมัดจำรวม และค่าเช่ารวม กับไฟล์จากระบบเดิม แล้วเพิ่มรถ ที่จอด สัตว์เลี้ยง และตรวจบัญชีรับเงินด้วยตัวเอง
- แจก QR ผูก LINE ชีท QR ทุกห้องส่งเข้าอีเมล และกดดาวน์โหลด PDF ได้จากหน้าสรุป ให้ผู้เช่าสแกนก่อนวันออกบิล (QR ชุดนี้ใช้ได้ 30 วัน หมดแล้วสร้างใหม่รายคนที่หน้าผู้เช่า)
- จดมิเตอร์รอบแรกแล้วเทียบยอด ที่หน้าจดมิเตอร์ ดูช่อง "ครั้งก่อน" ทุกห้องว่าตรงกับเลขปิดรอบของระบบเดิม ถ้าว่างหรือไม่ตรง ให้กรอกแก้ในช่องนั้น จากนั้นเปิดตัวอย่างบิลเทียบกับยอดที่ระบบเดิมคำนวณ ใส่ยอดค้างยกมาเป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และออกบิลแบบยังไม่ส่ง LINE ได้ถ้ายังไม่มั่นใจ
- ส่งบิลและเลิกระบบเดิม เมื่อยอดตรงทุกห้อง ส่งบิลเข้า LINE ผู้เช่า หยุดออกบิลจากระบบเดิม เก็บไฟล์ส่งออกไว้ และลบไฟล์รายชื่อผู้เช่าที่ส่งต่อกันในแชทเมื่อไม่ใช้แล้ว
กฎหมายที่ควรรู้ตอนย้ายระบบ
- ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เช่า — เจ้าของหอเป็นผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ให้บริการโปรแกรมเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลที่ต้องทำตามคำสั่งและรักษาความปลอดภัยตามมาตรา 40 ของ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ส่งเท่าที่ต้องใช้คิดบิล ไม่ต้องส่งสำเนาบัตรประชาชน รายละเอียดอยู่ใน PDPA สำหรับเจ้าของหอพัก 2569
- เก็บบิลเก่าไว้อย่างน้อย 5 ปี ถ้ามีหน้าที่ทำบัญชี — มาตรา 14 พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี หอที่ไม่ได้จดเป็นนิติบุคคลก็ควรเก็บไว้เป็นหลักฐานรายได้ค่าเช่าตอนยื่นภาษี ดู ภาษีหอพัก 2569
- เงินประกันต้องตรงกับที่รับไว้จริง — ตามแบบสัญญามาตรฐานของ สคบ. ผู้ให้เช่าคืนเงินประกันภายใน 7 วันถ้าห้องไม่เสียหาย หรือ 14 วันถ้าหักค่าซ่อม ยอดมัดจำที่นำเข้าผิดจะทำให้ยอดคืนผิดตอนผู้เช่าย้ายออก
- แจ้งผู้เช่าก่อนบิลใบแรก — แบบสัญญามาตรฐานกำหนดให้ส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 3 วัน ถ้าช่องทางรับเงินหรือหน้าตาบิลเปลี่ยน ควรประกาศให้ผู้เช่าทราบพร้อมกับวันแจก QR
5 จุดที่พลาดบ่อยตอนย้ายระบบ
| อาการ | สาเหตุ | วิธีกัน |
|---|---|---|
| ค่าไฟใบแรกเกินหรือเป็น 0 | ใช้เลขมิเตอร์ผิดรอบ หรือไม่ได้ใส่เลขตั้งต้น | ใช้เลขที่ปิดบิลใบสุดท้ายของระบบเดิม และตรวจช่อง "ครั้งก่อน" ตอนจดรอบแรก |
| ผู้เช่าได้บิลสองใบเดือนเดียวกัน | สองระบบออกบิลจริงในรอบเดียวกัน | กำหนดวันตัดรอบชัดเจน ระหว่างเทียบยอดให้ออกบิลแบบยังไม่ส่ง LINE |
| ยอดค้างเก่าหาย | ไฟล์นำเข้าไม่มีช่องยอดค้าง | ทำรายการยอดค้างทุกห้องก่อนตัดรอบ แล้วใส่ในบิลใบแรก |
| เบอร์โทรขึ้นต้น 0 หาย เลขห้องกลายเป็นตัวเลข | Excel แปลงช่องเป็นตัวเลข | ใช้ไฟล์ตัวอย่างของระบบ (ตั้งช่องเป็นข้อความไว้แล้ว) ระบบเติม 0 ให้เบอร์มือถือ 9 หลักด้วย |
| คืนมัดจำผิดตอนย้ายออก | กรอกมัดจำตามสัญญา ไม่ใช่ยอดที่รับจริง | เทียบยอดมัดจำรวมกับบัญชีที่รับไว้ก่อนนำเข้า |
คำถามที่พบบ่อย
ย้ายจากระบบเดิมหรือ Excel มา WeLive ใช้กี่วัน?
ถ้าให้ทีมนำเข้าให้ ทีมติดต่อกลับภายใน 24 ชั่วโมง (จันทร์ถึงเสาร์) และนำเข้าห้อง ผู้เช่า เรท และรอบบิลเสร็จภายใน 1 วันหลังได้ข้อมูลครบ ถ้านำเข้าเองจากไฟล์ Excel ทำเสร็จได้ในครั้งเดียว แต่ช่วงที่ควรเผื่อจริงคือ 1 รอบบิล เพื่อเทียบยอดบิลใบแรกกับระบบเดิมให้ตรงทุกห้องก่อนเลิกใช้ของเก่า
บิลเก่าและประวัติการชำระย้ายมาด้วยไหม?
ไม่ย้าย สิ่งที่นำเข้าคือยอดตั้งต้น ได้แก่ ห้อง ค่าเช่า ผู้เช่า วันเข้าอยู่ เงินมัดจำที่ถืออยู่ และเลขมิเตอร์ล่าสุด ประวัติบิลและสลิปเก่าให้ส่งออกจากระบบเดิมเป็นไฟล์เก็บไว้ ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี
ผู้เช่าที่ค้างค่าเช่าอยู่ในระบบเดิม ทำยังไง?
ไฟล์นำเข้าไม่มีคอลัมน์ยอดค้าง ให้ใส่ยอดค้างเป็นรายการค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในบิลใบแรกของห้องนั้น เช่น "ยอดค้างยกมา ต.ค. 69" หรือเก็บให้จบในระบบเดิมก่อนวันตัดรอบ แล้วจดยอดที่ยกมาไว้ในไฟล์สรุปทุกห้อง
เงินมัดจำที่เก็บไปแล้ว จะถูกเรียกเก็บซ้ำในบิลไหม?
ไม่ถูกเก็บซ้ำ ยอดในคอลัมน์มัดจำของไฟล์นำเข้า ระบบบันทึกเป็นเงินที่เจ้าของหอถืออยู่แล้ว ไม่ขึ้นเป็นบรรทัดในบิล และใช้หักตอนผู้เช่าย้ายออก จึงต้องกรอกให้ตรงกับยอดที่รับไว้จริง เพราะเป็นยอดที่ต้องคืนภายใน 7 หรือ 14 วันตามแบบสัญญามาตรฐานของ สคบ.
ผู้เช่าเดิมต้องโหลดแอปหรือทำสัญญาใหม่ไหม?
ไม่ต้องโหลดแอป ผู้เช่าเดิมสแกน QR ประจำห้องด้วย LINE แล้วกดยืนยันครั้งเดียว ระบบส่งชีท QR ทุกห้องเข้าอีเมลเจ้าของหอหลังนำเข้า สัญญาเช่าเดิมยังใช้ต่อได้ เพราะการเปลี่ยนโปรแกรมไม่ได้เปลี่ยนข้อตกลงระหว่างผู้ให้เช่ากับผู้เช่า แต่ถ้าเลขบัญชีรับเงินหรือวันออกบิลเปลี่ยน ควรแจ้งผู้เช่าเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนบิลใบแรก
ถ้าเลิกใช้ WeLive เอาข้อมูลออกได้ไหม?
ได้ ที่หน้าโปรไฟล์มีปุ่มดาวน์โหลดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ไฟล์เดียว รวมหอ ห้อง ผู้เช่า และบิลทุกใบ และหน้ารายงานส่งออกรายชื่อห้อง ผู้เช่า และบิลแยกไฟล์ได้ ไม่มีสัญญาผูกมัด ข้อมูลจึงไม่ติดอยู่ในระบบ
ย้ายข้อมูลให้จบใน 1 วัน ไม่ต้องนั่งพิมพ์เอง
ส่งไฟล์จากระบบเดิมหรือรูปสมุดจด ทีม WeLive นำเข้าห้อง ผู้เช่า มัดจำ เลขมิเตอร์ และตั้งรอบบิลให้ฟรี — หอไม่เกิน 10 ห้องใช้ฟรีไม่จำกัดเวลา · 11–60 ห้อง 590 บาท/เดือน
- พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 — เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (ตัวบทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า · หนังสือตอบข้อหารือกรมสรรพากร กค 0811(กม.04)/พ.17)
- พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 — หน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล และข้อตกลงระหว่างผู้ควบคุมกับผู้ประมวลผล (สรุปมาตรา 40 · ตัวอย่างข้อตกลงประมวลผลข้อมูลของหน่วยงานรัฐ)
- แบบสัญญามาตรฐานสัญญาเช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยของ สคบ. — ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 3 วัน · คืนเงินประกัน 7 วัน / 14 วัน (สคบ. · tilleke.com)
- ระบบนำเข้าและขั้นตอนใน WeLive — ตรวจจากการทำงานจริงของระบบ (ไฟล์ .xlsx/.csv ≤7 MB ≤500 แถว · มัดจำบันทึกว่าเก็บแล้ว · เลขมิเตอร์ตั้งต้น · ชีท QR · ส่งออกข้อมูล) ณ วันที่ 2 พฤศจิกายน 2569
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายหรือภาษี ตัวเลขในตัวอย่างเป็นการคำนวณประกอบคำอธิบาย อัตราค่าน้ำค่าไฟเป็นตัวเลขสมมติ